Comment avance notre projet extranet ?

Le COPIL et en particulier fr Honorat portent un nouveau projet depuis quelques mois : c’est la création d’une plateforme numérique pour favoriser la communication interne. Pour ce chantier, nous sommes aidés par une laïc qui coordonne notre travail et est intermédiaire avec les prestataires.

Grâce à la participation de 186 d’entre nous et l’interview téléphonique de 17 frères et 1 laïque nous avons pu réaliser un état des lieux instructif de certaines de nos habitudes de communication.

Voici en quelques points un aperçu de ce que nous avons constaté :

  • Le 3/4 des frères ayant répondus se connectent quotidiennement et facilement à internet. Ils utilisent de nombreux outils existants comme WhatsApp, Skype, Google Drive, Dropbox, WeTransfer principalement pour partager des documents à d’autres frères et organiser les activités liés à leur charge.
  • Les informations de congrégation, la formation, la communication et une boîte à outil pastorale sont les sujets considérés comme les plus intéressants.
  • La majorité souhaiterait que la future plateforme contienne une bibliothèque de documents, un annuaire, un espace formation, un index des questions liturgiques et les supports de communication.

> Lire la totalité des résultats de l’enquête.

Au terme de cette étude, il ressort une grande disparité d’usages et de besoins. Les réalités géographiques, les habitudes de communication, notre indépendance, nous a amené à réfléchir à la solution la plus pertinente pour notre communauté. En effet, s’il semble qu’une grande majorité est convaincue de l’importance et de la nécessité d’avoir un outil commun à tous les frères, il s’avère qu’un certain nombre n’en ressentent ni le besoin ni l’usage et qu’une autre partie a déjà ses habitudes et qu’il sera contraignant d’en changer.

Un tel projet de plateforme de communication n’a de sens que si tout le monde en comprend l’intérêt et y participe.

Fort de tous ces éléments, nous avons identifié une solution à portée de main pouvant répondre à la majeure partie de nos besoins : Microsoft Office 365.

C’est un service en ligne qui regroupe les applications courantes de bureautique ( Word, Excel, power point), communication( Outlook, Yammer) de stockage (OneDrive) et de collaboration (Sharepoint, Teams) auquel vous aurez tous accès grâce à votre adresse @stjean qui est relié à votre compte Office.

Ainsi, nous avons souscrit un contrat d’un an avec un prestataire, BeCloud, pour nous accompagner dans le paramétrage et le déploiement de cette solution.

Nous vous donnerons au fur et à mesure des nouvelles des avancées dans les semaines qui viennent. Si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions n’hésitez pas à me contacter ici.